Quyết toán thuế TNCN cho cộng tác viên là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của cả cá nhân và doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về các quy định, hướng dẫn chi tiết về cách tính thuế TNCN và những lưu ý quan trọng khi thực hiện quyết toán thuế cho cộng tác viên, đảm bảo bạn luôn thực hiện đúng và hiệu quả.
Cộng tác viên là gì?
Cộng tác viên là người làm việc theo hình thức tự do, không thuộc biên chế chính thức của một công ty hoặc tổ chức. Họ thường tham gia vào các dự án hoặc công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định mà không có hợp đồng lao động dài hạn. Cộng tác viên có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau như viết lách, thiết kế, lập trình, marketing, và nhiều công việc chuyên môn khác.
Khi nào doanh nghiệp phải quyết toán thuế cho cộng tác viên?
Doanh nghiệp phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cộng tác viên khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Có hợp đồng thỏa thuận rõ ràng về việc nộp thuế:
Nếu trong hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác có quy định rằng doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN cho cộng tác viên, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo cam kết này.
- Thu nhập của cộng tác viên đạt mức chịu thuế:
Khi tổng thu nhập của cộng tác viên từ các công việc thực hiện cho doanh nghiệp trong năm vượt mức thu nhập không chịu thuế theo quy định của pháp luật (thường là 2 triệu đồng/lần chi trả hoặc 108 triệu đồng/năm đối với thu nhập từ nhiều nguồn), doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi trả thu nhập cho cộng tác viên.
- Doanh nghiệp là bên trả thu nhập chính:
Nếu doanh nghiệp là đơn vị chi trả thu nhập chính cho cộng tác viên và tổng thu nhập của cộng tác viên từ doanh nghiệp này đủ điều kiện phải nộp thuế, doanh nghiệp cần thực hiện khấu trừ và nộp thuế TNCN.
- Quy định của pháp luật về trách nhiệm khấu trừ thuế:
Theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập trả cho cộng tác viên và nộp thay cho cơ quan thuế.
Quy định về việc quyết toán thuế TNCN cho cộng tác viên
Theo Khoản 1, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định về việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cộng tác viên có hợp đồng lao động dưới 3 tháng như sau:
Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền lương và các khoản chi trả khác cho cộng tác viên không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 VNĐ trở lên phải áp dụng khấu trừ thuế theo mức khấu trừ 10% trên tổng thu nhập cá nhân.
Nếu cộng tác viên chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức nộp thuế, cá nhân có thể làm cam kết (mẫu 02/CK-TNCN) gửi tổ chức chi trả thu nhập để làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN.
Dựa vào cam kết này, tổ chức chi trả thu nhập không khấu trừ thuế và cuối năm tổng hợp danh sách thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế để nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bản cam kết, nếu có gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Đối với trường hợp cộng tác viên ký hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng, việc xác định mức chịu thuế TNCN sẽ dựa trên tổng thu nhập. Nếu tổng thu nhập dưới 2 triệu đồng, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế TNCN nhưng cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, và chứng minh nhân dân bản sao.
Nếu tổng thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng thu nhập trước khi chi trả, và cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, phiếu chi lương, và chứng minh thư nhân dân photo. Để tránh khấu trừ 10% thuế TNCN, cộng tác viên có thể làm bản cam kết 02/CK-TNCN nếu đáp ứng các điều kiện: đã có mã số thuế, có thu nhập ít nhất tại một nơi, và tổng thu nhập sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.
Hướng dẫn tính thuế TNCN cho cộng tác viên
Theo quy định tại khoản 2, điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cộng tác viên bao gồm các khoản sau:
Các khoản thu nhập chịu thuế
- Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn thuế theo quy định).
- Tiền thù lao nhận được dưới các hình thức như: tiền hoa hồng, tiền tham gia đề tài nghiên cứu, tiền nhuận bút, tiền giảng dạy, tiền dịch vụ quảng cáo, và các dịch vụ khác.
Quy định khấu trừ thuế TNCN
Theo khoản 1, điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế trước khi chi trả thu nhập cho người nộp thuế. Cụ thể như sau:
- Đối tượng khấu trừ thuế: Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Mức thu nhập chịu thuế: Tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.
- Mức khấu trừ thuế: Khấu trừ thuế theo mức 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả cho cá nhân.
Hướng dẫn theo công văn 4985/CTHN-TTHT năm 2023
Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền thù lao, tiền thưởng xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công cho cộng tác viên (cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng) có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN theo mức 10% trước khi chi trả.
Ví dụ cụ thể
Trường hợp 1: Thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên và đã bao gồm thuế
Giả sử ông A là cộng tác viên làm việc cho công ty B và không ký hợp đồng lao động. Công ty B chi trả thù lao cho ông A là 10.000.000 đồng cho một lần làm việc và số tiền này đã bao gồm thuế. Dưới đây là cách tính thuế TNCN mà ông A phải chịu:
- Doanh thu tính thuế:
- Doanh thu tính thuế = 10.000.000 đồng
- Tính thuế TNCN phải nộp:
- Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế x 10%
- Thuế TNCN phải nộp = 10.000.000 x 10% = 1.000.000 đồng
- Số tiền thực nhận sau khi khấu trừ thuế:
- Số tiền thực nhận = Doanh thu tính thuế – Thuế TNCN phải nộp
- Số tiền thực nhận = 10.000.000 – 1.000.000 = 9.000.000 đồng
Trường hợp 2: Thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên và chưa bao gồm thuế
Giả sử ông B là cộng tác viên làm việc cho công ty C và không ký hợp đồng lao động. Công ty C chi trả thù lao cho ông B là 10.000.000 đồng cho một lần làm việc và số tiền này chưa bao gồm thuế. Dưới đây là cách tính thuế TNCN mà ông B phải chịu:
- Doanh thu tính thuế:
- Doanh thu tính thuế = Thu nhập chưa bao gồm thuế / (1 – 10%)
- Doanh thu tính thuế = 10.000.000 / (1 – 0.10) = 10.000.000 / 0.90 = 11.111.111,11 đồng
- Tính thuế TNCN phải nộp:
- Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế x 10%
- Thuế TNCN phải nộp = 11.111.111,11 x 10% = 1.111.111,11 đồng
- Số tiền thực nhận sau khi khấu trừ thuế:
- Số tiền thực nhận = Thu nhập chưa bao gồm thuế – Thuế TNCN phải nộp
- Số tiền thực nhận = 10.000.000 – 1.111.111,11 = 8.888.888,89 đồng
Trường hợp 3: Thu nhập dưới 2.000.000 đồng/lần
Giả sử ông C là cộng tác viên làm việc cho công ty D và không ký hợp đồng lao động. Công ty D chi trả thù lao cho ông C là 1.500.000 đồng cho một lần làm việc. Dưới đây là cách tính thuế TNCN mà ông C phải chịu:
- Doanh thu tính thuế:
- Doanh thu tính thuế = 1.500.000 đồng
- Tính thuế TNCN phải nộp:
- Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế x 10% = 0 đồng (vì tổng thu nhập dưới 2.000.000 đồng)
- Số tiền thực nhận:
- Số tiền thực nhận = Doanh thu tính thuế = 1.500.000 đồng
Một số lưu ý khi quyết toán thuế TNCN cho cộng tác viên
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cộng tác viên là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để đảm bảo việc quyết toán thuế diễn ra chính xác và tuân thủ pháp luật:
1. Xác định đúng đối tượng cộng tác viên
- Đảm bảo rằng cộng tác viên thực sự là cá nhân không ký hợp đồng lao động dài hạn hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Phân biệt rõ cộng tác viên với nhân viên chính thức để áp dụng đúng quy định về thuế.
2. Thu nhập chịu thuế
- Thu nhập chịu thuế bao gồm tất cả các khoản thù lao, tiền công, tiền thưởng, tiền hoa hồng và các khoản chi trả khác có tính chất tiền lương.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp không chịu thuế cần được xác định rõ ràng và loại trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
3. Mức thu nhập và khấu trừ thuế
- Đối với thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN ở mức 10% trước khi chi trả cho cộng tác viên.
- Nếu tổng thu nhập của cộng tác viên sau khi giảm trừ gia cảnh không đến mức phải nộp thuế, cộng tác viên có thể làm bản cam kết (mẫu 02/CK-TNCN) để tạm thời không bị khấu trừ thuế.
4. Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị
- Hợp đồng lao động (nếu có), bảng lương, bảng chấm công và phiếu chi trả lương.
- Bản sao chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của cộng tác viên.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN (nếu áp dụng) và mã số thuế cá nhân của cộng tác viên.
5. Trách nhiệm của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế và nộp thuế thay cho cộng tác viên đúng hạn.
- Lập báo cáo và tổng hợp danh sách thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế để nộp cho cơ quan thuế cuối năm.
- Đảm bảo lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc khấu trừ và nộp thuế TNCN của cộng tác viên.
6. Trách nhiệm của cộng tác viên
- Cộng tác viên phải cung cấp đầy đủ thông tin và chứng từ cần thiết cho doanh nghiệp để thực hiện khấu trừ và nộp thuế.
- Nếu làm bản cam kết, cộng tác viên phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bản cam kết. Nếu có gian lận, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
7. Thời hạn nộp thuế và quyết toán
- Doanh nghiệp phải nộp thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn quy định.
- Cuối năm, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế TNCN cho cộng tác viên, đảm bảo rằng tất cả các khoản thu nhập đã được kê khai và nộp thuế đầy đủ.
Kết luận
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cộng tác viên là một quy trình quan trọng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Hiểu rõ các quy định về thuế, xác định đúng thu nhập chịu thuế và thực hiện khấu trừ, nộp thuế đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp lẫn cộng tác viên. Việc lưu ý đến các chi tiết trong quy trình quyết toán thuế sẽ đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
