Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể từ A đến Z, giúp bạn nắm bắt từng bước trong quá trình quyết toán thuế, từ đó giúp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân một cách chính xác và hiệu quả.
1. Giới thiệu về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình tính toán và nộp đầy đủ số thuế thu nhập mà cá nhân phải trả cho Nhà nước trong một năm tài chính. Việc này rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng cá nhân đã đóng đủ thuế theo quy định, tránh các khoản phạt và lãi suất phát sinh do nợ thuế.
Thực hiện quyết toán thuế còn giúp người lao động có thể nhận lại số tiền thuế đã nộp thừa hoặc phải nộp bổ sung nếu còn thiếu. Tuân thủ quy định thuế không chỉ là nghĩa vụ của mỗi công dân mà còn góp phần vào việc xây dựng ngân sách quốc gia, đảm bảo nguồn lực cho các hoạt động phát triển kinh tế – xã hội. Vì vậy, việc hiểu và thực hiện đúng quyết toán thuế thu nhập cá nhân là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng.
2. Những đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là trách nhiệm của nhiều đối tượng khác nhau trong xã hội. Những trường hợp bắt buộc phải quyết toán thuế thường bao gồm:
- Người đi làm nhận tiền lương, tiền công: Là nhóm đối tượng phổ biến nhất phải thực hiện quyết toán thuế để đảm bảo đã nộp đúng và đủ số thuế theo quy định.
- Người có thu nhập từ nhiều nguồn: Là người làm việc cho nhiều tổ chức ngoài công ty chính thức, thu về nhiều nguồn thu nhập từ nhiều công việc khác nhau mỗi tháng.
- Nhân viên kế toán trong các doanh nghiệp: Cũng cần nắm rõ quy trình này để hỗ trợ công ty và đồng nghiệp trong việc quyết toán thuế.
- Chủ doanh nghiệp nhỏ, người có khoản đầu tư, người chuyển nhượng bất động sản và cả những người trúng xổ số Vietlott: Đều thuộc diện phải thực hiện quyết toán thuế.
Việc thực hiện đúng quy định quyết toán thuế không chỉ giúp tránh các khoản phạt mà còn đảm bảo quyền lợi tài chính cho mỗi cá nhân.
3. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc này đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác để đảm bảo mọi giấy tờ, tài liệu cần thiết đều được thu thập đầy đủ và hợp lệ. Để quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm rõ trình tự thực hiện và thành phần của bộ hồ sơ.
3.1 Trình tự thực hiện
Bao gồm 2 bước sau:
Bước 1: Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập phải chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế. Hồ sơ này cần được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Bước 2: Sau khi hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý.
Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và giải quyết theo quy định hiện hành.
Trong trường hợp hồ sơ được nộp qua giao dịch điện tử, quá trình tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận và giải quyết sẽ được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế, và kết quả sẽ được trả lại (nếu có) qua hệ thống này.
3.2 Thành phần hồ sơ
Dưới đây là các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Mẫu số: 05/QTT-TNCN
- Phụ lục: I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
- Mẫu file: 05.QTT.TNCN.doc
- Số lượng: Bản chính: 1, Bản sao: 0
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần
- Mẫu số: 05-1/BK-QTT-TNCN
- Phụ lục: I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
- Mẫu file: 05.1.BK.QTT.TNCN.doc
- Số lượng: Bản chính: 1, Bản sao: 1
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần
- Mẫu số: 05-2/BK-QTT-TNCN
- Phụ lục: I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
- Mẫu file: 05.2.BK.QTT.TNCN.doc
- Số lượng: Bản chính: 1, Bản sao: 1
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
- Mẫu số: 05-3/BK-QTT-TNCN
- Phụ lục: I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và Phụ lục II – Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC
- Mẫu file: 05.3.BK.QTT.TNCN.doc
- Số lượng: Bản chính: 1, Bản sao: 1
Số lượng hồ sơ: 01 bộ (Bản chính: 1, Bản sao: 1)
4. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân chi tiết
Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online và trực tiếp mà bạn có thể tham khảo:
4.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Cá nhân muốn tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trực tuyến có thể thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử để quyết toán thuế TNCN
Có 3 cách để đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử, bao gồm:
- Đăng ký qua ứng dụng Etax Mobile trên điện thoại.
- Đăng ký qua Cổng thông tin dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/
- Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế: https://www.thuedientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Lập tờ khai quyết toán quyết toán thuế điện tử để quyết toán thuế TNCN
Sau khi đã có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế và được Tổng Cục Thuế cấp mật khẩu qua tin nhắn điện thoại, người lập hãy thực hiện theo trình tự sau:
- Truy cập website: http://thuedientu.gdt.gov.vn >> Chọn “CÁ NHÂN” >> Nhập Mã số thuế >> Nhập Mã kiểm tra >> Nhập mật khẩu >> Đăng nhập.
2. Bắt đầu kê khai: Vào “Quyết toán thuế” >> Chọn “Kê khai trực tuyến” >> Nhập các thông tin bắt buộc có dấu (*) >> – Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021) >> Chọn Cơ quan thuế Quyết toán >> Chọn 1 trong 3 trường hợp.
3. Nhấn “Tiếp tục” và đến phần “Nhập dữ liệu tờ khai”. Sau đó nhập phụ lục: 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo thông tư 80/2021.
4. Gửi tờ khai: Tích vào ô cam đoan >> Hoàn thành kê khai >> Chọn Kết xuất xml (để lưu và nộp tờ khai đã kê khai).
5. Gửi hồ sơ phụ lục đính kèm (Chứng từ khấu trừ thuế / Chứng từ nộp thuế/Chứng từ về các khoản từ thiện, nhân đạo (nếu có)/Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của đơn vị tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài/ Các chứng từ khác): Chọn tệp dữ liệu > Nhấn “ Tiếp tục” sẽ xuất hiện xác thực nộp tờ khai >> Nhập Mã kiểm tra >> nhấn “ Tiếp tục” >> Nhập mã OTP được gửi đến điện thoại >> nhấn “ Tiếp tục”.
Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống của Tổng Cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận qua email và tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký của người nộp thuế.
6. Tra cứu tờ khai đã gửi: Lựa chọn loại Tờ khai >> Chọn ngày gửi >> Tra cứu
4.2 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan
Theo công văn 1017/CTBDU-TTHT được ban hành ngày 12/01/2024, cách quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế được quy định như sau:
1. Các trường hợp phải quyết toán thuế
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán, cần trực tiếp khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên, sẽ thực hiện quyết toán thuế cho 12 tháng liên tục này.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa làm thủ tục quyết toán, cần ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thay.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm, phải trực tiếp khai quyết toán nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế.
2. Trường hợp không phải quyết toán thuế
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân tự xác định và không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán hoặc hồ sơ miễn thuế.
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp, và không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị và có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, không phải quyết toán nếu không có yêu cầu.
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm, đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, không phải quyết toán đối với phần thu nhập này.
3. Hồ sơ khai thuế
- Mẫu số 02/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm hoặc số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng xác nhận số thuế đã nộp ở nước ngoài.
- Hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc chưa đăng ký.
4. Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ
- Thời hạn nộp hồ sơ: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nếu trùng với ngày nghỉ thì nộp vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu có hoàn thuế nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thì không bị phạt hành chính.
- Địa điểm nộp hồ sơ:
- Cá nhân có thu nhập từ một nơi nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân khai thuế trong năm.
- Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm, hoặc tự chọn nơi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng. Nếu không có nơi làm việc cuối cùng thì nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc cung cấp dịch vụ có thu nhập đã khấu trừ 10%, nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.
- Cá nhân không làm việc tại tổ chức trả thu nhập nào vào thời điểm quyết toán, nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.
5. Các lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế
Căn cứ theo mục VI Công văn 2783/CTTPHCM-TTHT năm 2024, khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập phải kê khai đầy đủ MST cho 100% người nộp thuế tại các bảng kê của Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Tổ chức chi trả thu nhập phải kê khai đầy đủ các cá nhân nhận thu nhập chịu thuế, bao gồm các trường hợp chưa đến mức khấu trừ thuế và thu nhập khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nhưng sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.
- Tổ chức chi trả thu nhập cần hướng dẫn cá nhân không được ủy quyền quyết toán thay và phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế để tránh vi phạm pháp luật.
- Cấp đầy đủ và kịp thời chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân.
- Cá nhân quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế phải kê khai đầy đủ thông tin về tổ chức trả thu nhập trên tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN.
- Cơ quan thuế khuyến khích cá nhân sử dụng hình thức khai thuế và nộp thuế điện tử theo hướng dẫn tại các công văn số 535/TCT-DNNCN và 4899/TCT-CNTT.
Tài liệu hướng dẫn và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế điện tử được đăng tải trên trang website của Cục Thuế TP.HCM: https://tphcm.gdt.gov.vn hoặc https://hcmtax.gov.vn
6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về vấn đề quyết toán thuế TNCN bạn có thể tham khảo:
1. NLĐ làm việc chính thức tại công ty từ tháng 7/2022 đến nay. Trước đó, NLĐ làm việc ở công ty khác từ tháng 1 đến tháng 3/2022. Công ty hiện tại có thể làm thủ tục quyết toán thuế TNCN cho NLĐ này không?
Không, NLĐ này không được ủy quyền cho công ty hiện tại quyết toán thuế TNCN vì họ có thu nhập từ hai nơi trong năm 2022. Theo quy định tại tiết d.2 và tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, người lao động phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
2. NLĐ là nhân viên chính thức của công ty. Công ty tự đóng thuế TNCN cho NLĐ, nhưng NLĐ này có thu nhập từ nơi khác. Công ty phải làm thủ tục quyết toán thuế TNCN thế nào?
Nếu thu nhập từ nơi khác là thu nhập theo hợp đồng lao động trên 03 tháng, NLĐ không được ủy quyền cho công ty quyết toán thuế TNCN. Nếu thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%, NLĐ có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thuế nếu không yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
3. Công ty A và công ty B có chung công ty mẹ. Trong năm 2022, nhân viên công ty A chuyển sang công ty B làm việc. Công ty B có thể quyết toán thuế TNCN thay cho nhân viên này không?
Có thể, nếu công ty A và công ty B trong cùng một hệ thống, công ty B có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN thay cho nhân viên. Theo điểm d.1 Khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, công ty mới (B) có trách nhiệm quyết toán cả phần thu nhập do tổ chức cũ (A) chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức cũ đã cấp.
4. Cán bộ làm việc tại chi nhánh, nhận lương tại chi nhánh nhưng có thu nhập từ Tổng Công ty mẹ và thu nhập vãng lai ở nơi khác không quá 10 triệu đồng/tháng, đã khấu trừ tại nguồn đủ 10%. Cán bộ có được ủy quyền cho chi nhánh quyết toán thuế không?
Nếu thu nhập từ Tổng Công ty mẹ là theo hợp đồng lao động trên 03 tháng hoặc thu nhập từ Tổng Công ty mẹ và công ty khác trên 10 triệu đồng, người lao động không được ủy quyền quyết toán thuế cho chi nhánh. Nếu thu nhập từ Tổng Công ty mẹ và thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ thuế, người lao động có thể ủy quyền quyết toán cho chi nhánh nếu không yêu cầu quyết toán thuế cho phần thu nhập này.
5. Trường hợp nhân viên có thu nhập hai nơi và đã khấu trừ 10% thuế, đơn vị có thể quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân không?
Nếu thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, và không yêu cầu quyết toán thuế cho phần thu nhập này, đơn vị có thể quyết toán thay. Nếu có yêu cầu quyết toán thuế hoặc thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng, cá nhân phải tự quyết toán thuế.
6. Doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập trong năm. Doanh nghiệp có phải lập tờ khai quyết toán thuế TNCN không?
Không. Theo điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
7. Kết luận
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến kê khai và nộp thuế. Bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình quyết toán thuế, từ những bước chuẩn bị ban đầu đến việc thực hiện quyết toán trực tiếp hoặc trực tuyến. Tuy nhiên, tự mình thực hiện quyết toán thuế có thể là một thách thức lớn, đặc biệt đối với những ai không quen thuộc với các quy định và thủ tục pháp lý.
Để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo sự chính xác, hợp pháp, bạn có thể sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Pix Consulting. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Pix Consulting sẽ hỗ trợ bạn từ A đến Z, giúp bạn hoàn tất quyết toán thuế một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tránh được các rủi ro liên quan đến việc kê khai và nộp thuế sai sót.
Liên hệ với Pix Consulting qua Hotline: 0987.297.242 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân ngay hôm nay!
