Doanh nghiệp hoàn thuế TNCN cho nhân viên là một quy định quan trọng trong hệ thống pháp luật thuế tại Việt Nam. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về các quy định pháp luật liên quan, các bước cần thiết để doanh nghiệp hoàn thuế TNCN cho nhân viên và tham khảo những câu hỏi thường gặp để quá trình này diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Doanh nghiệp hoàn thuế TNCN cho nhân viên trong trường hợp nào?
Theo quy định của Cơ Quan Thuế, doanh nghiệp hoàn thuế TNCN cho nhân viên trong các trường hợp sau:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Nếu sau khi quyết toán thuế, số tiền thuế thu nhập cá nhân mà nhân viên đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp thực tế, nhân viên sẽ được hoàn thuế.
Ví dụ: B ký hợp đồng lao động với Công ty Y và có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Trong năm 2023, số thuế TNCN B đã nộp cho Cơ quan thuế là 20 triệu đồng. Sau khi quyết toán thuế, số thuế TNCN B phải nộp chỉ là 16 triệu đồng. Vì số tiền thuế đã nộp (20 triệu đồng) lớn hơn số tiền thuế phải nộp (16 triệu đồng), B sẽ được hoàn thuế TNCN với số tiền là 4 triệu đồng.
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế: Nếu tổng thu nhập tính thuế của nhân viên trong năm chưa đến mức phải nộp thuế nhưng đã bị khấu trừ thuế, nhân viên sẽ được hoàn lại số tiền thuế đã nộp.
Ví dụ: Trong năm 2023, B là cá nhân cư trú, ký hợp đồng lao động với công ty Y và có thời gian thử việc là 02 tháng. Mức lương nhận được là 7 triệu đồng/tháng. Trong 02 tháng thử việc tại công ty Y, công ty Y đã “tạm” khấu trừ thuế TNCN của B là 10% tương đương với 1,4 triệu đồng (Xem chi tiết công việc: “Trường hợp khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân”). Mặt khác, trong năm 2023, tổng thu nhập của B không quá 144 triệu đồng – tức là B chưa đến mức phải nộp thuế TNCN cho năm 2023. Như vậy, B sẽ được hoàn thuế TNCN với số tiền là 1,4 triệu đồng – khoản thu nhập đã bị khấu trừ trong thời gian B thử việc tại công ty Y.
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Ví dụ: C là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đã nộp thuế TNCN theo quy định. Tuy nhiên, do C có các khoản giảm trừ gia cảnh mới phát sinh chưa được tính toán kịp thời trong quá trình nộp thuế. Sau khi Cơ quan thuế xem xét và phê duyệt, số tiền thuế C đã nộp sẽ được điều chỉnh lại và hoàn trả cho C theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Điều kiện để nhân viên được hoàn thuế
Để nhân viên được hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cần phải đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:
- Người lao động, nhân viên phải thuộc một trong ba trường hợp được hoàn thuế đã nêu trên, cụ thể:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Sau khi quyết toán thuế, nếu số tiền thuế nhân viên đã nộp cho cơ quan thuế lớn hơn số tiền thuế phải nộp thực tế, nhân viên sẽ được hoàn lại phần chênh lệch này.
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế: Trong trường hợp nhân viên bị khấu trừ thuế TNCN trong năm nhưng tổng thu nhập của họ chưa đạt đến mức phải nộp thuế, nhân viên sẽ được hoàn lại toàn bộ số tiền thuế đã khấu trừ.
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Cơ quan thuế hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể quyết định hoàn thuế trong các trường hợp đặc biệt khác dựa trên các quy định pháp luật và tình huống cụ thể của từng cá nhân.
- Cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế:
Để được hoàn thuế, nhân viên phải có mã số thuế cá nhân. Điều này đảm bảo rằng thông tin thuế của nhân viên đã được đăng ký và lưu trữ trong hệ thống của cơ quan thuế. Mã số thuế là yếu tố quan trọng để xác định và xử lý các yêu cầu hoàn thuế một cách chính xác và nhanh chóng.
- Có đề nghị hoàn thuế:
Nhân viên phải nộp đơn đề nghị hoàn thuế TNCN. Đơn đề nghị này cần được điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết và kèm theo các chứng từ, tài liệu liên quan (nếu có) để cơ quan thuế có thể xem xét và xử lý yêu cầu hoàn thuế. Các chứng từ có thể bao gồm biên lai nộp thuế, hợp đồng lao động, bảng lương, và các tài liệu khác liên quan đến thu nhập và khấu trừ thuế của nhân viên.
Thủ tục hoàn thuế
Để nhân viên được hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đặc biệt là khi công ty thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, cần tuân thủ các bước và thủ tục sau đây:
Hồ sơ thủ tục hoàn thuế TNCN
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là bước quan trọng để hoàn thành thủ tục hoàn thuế. Cụ thể:
1.1. Thành phần hồ sơ:
- Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa: Sử dụng mẫu 01/DNXLNT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Văn bản này bao gồm các thông tin về số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đã nộp thừa và yêu cầu xử lý số tiền này.
- Văn bản ủy quyền: Theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế. Trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế, văn bản ủy quyền này là cần thiết để chứng minh sự ủy thác của cá nhân cho công ty hoặc đại lý thuế thực hiện thủ tục.
- Bảng kê chứng từ nộp thuế: Theo mẫu 02-1/HT tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế của cá nhân trong suốt kỳ tính thuế.
1.2. Nơi nộp hồ sơ:
- Cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế: Hồ sơ hoàn thuế cần được nộp tại cơ quan thuế nơi công ty hoặc cá nhân đã nộp hồ sơ quyết toán thuế. Điều này đảm bảo cơ quan thuế có thể dễ dàng kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn thuế.
1.3. Thời hạn giải quyết hồ sơ:
- Chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan quản lý thuế sẽ phân loại hồ sơ và thông báo cho người nộp thuế về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế.
Quy trình thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN
Quy trình thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người lao động hoặc công ty đại diện chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định, bao gồm văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế nộp thừa, văn bản ủy quyền (nếu có), và bảng kê chứng từ nộp thuế.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp toàn bộ hồ sơ tại cơ quan thuế nơi đã nộp hồ sơ quyết toán thuế. Đảm bảo hồ sơ được nộp đúng hạn và đầy đủ các chứng từ cần thiết.
Bước 3: Cơ quan thuế xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ xem xét và phân loại hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận và thực hiện hoàn thuế. Nếu hồ sơ không đầy đủ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu cần thiết.
Bước 4: Hoàn thuế
Sau khi hồ sơ được chấp nhận, số tiền thuế nộp thừa sẽ được bù trừ vào kỳ thuế sau hoặc hoàn trả cho cá nhân theo yêu cầu.
Lưu ý: Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì sẽ không bị phạt đối với vi phạm hành chính về khai quyết toán thuế quá thời hạn.
Việc thực hiện đúng các bước và thủ tục này sẽ giúp nhân viên nhanh chóng nhận được khoản thuế hoàn trả, đảm bảo quyền lợi về thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc hoàn thuế TNCN cho nhân viên và câu trả lời tương ứng:
1. Có mấy cách hoàn thuế thu nhập cá nhân?
Có 2 cách làm thủ tục hoàn thuế TNCN:
- Ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp trả lương làm thủ tục hoàn thuế TNCN;
- Cá nhân tự thực hiện thủ tục hoàn thuế (áp dụng với cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên và không ủy quyền cho công ty đang làm việc để quyết toán thuế).
2. Khi nào nhận được tiền hoàn thuế TNCN?
Thời gian được nhận tiền hoàn thuế được chia theo loại hồ sơ, cụ thể như sau:
- Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau, thì thời gian hoàn thuế TNCN là 6 ngày.
- Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau thì thời gian hoàn thuế TNCN là 40 ngày.
3. Làm thế nào để biết mình có thuộc diện được hoàn thuế TNCN không?
Bạn cần kiểm tra các điều kiện được hoàn thuế, bao gồm: số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán, có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế nhưng đã bị khấu trừ thuế, hoặc các quyết định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Thời hạn để nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN là bao lâu?
Hồ sơ hoàn thuế TNCN cần được nộp trong thời hạn quyết toán thuế, thường là cuối tháng 3 hàng năm. Nếu quá thời hạn, bạn có thể vẫn được hoàn thuế nhưng cần bổ sung các chứng từ và có thể chịu phạt nếu có vi phạm hành chính.
5. Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN là ở đâu?
Hồ sơ hoàn thuế TNCN cần được nộp tại cơ quan thuế nơi bạn hoặc công ty của bạn đã nộp hồ sơ quyết toán thuế.
6. Tôi có bị phạt nếu nộp hồ sơ hoàn thuế muộn không?
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
7. Nếu hồ sơ hoàn thuế bị từ chối, tôi cần làm gì?
Nếu hồ sơ bị từ chối do thiếu thông tin hoặc chứng từ, bạn cần bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế và nộp lại để được xem xét.
Kết luận
Hoàn thuế TNCN cho nhân viên không chỉ là quyền lợi chính đáng mà còn là minh chứng cho sự tuân thủ pháp luật và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Việc hiểu rõ các quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình, thủ tục hoàn thuế không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, tạo môi trường làm việc minh bạch mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế cho nhân viên.
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đọc đã có được những thông tin hữu ích về điều kiện, quy trình và thủ tục hoàn thuế TNCN.
